Standard organizacyjny teleporady w POZ Medycyna Grabieniec

Udostępnianie dokumentów medycznych

Regulamin udostępniania dokumentacji medycznej.

REGULAMIN UDOSTĘPNIANIA DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ PROWADZONEJ, PRZECHOWYWANEJ i ARCHIWIZOWANEJ W „MEDYCYNA GRABIENIEC” SP. Z O.O.

PODSTAWA PRAWNA

  • Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (t.j. Dz. U. z 2012 r., poz. 159, z późn.zm.);
  • Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (t.j. Dz. U. 2015, poz. 618, z późn. zm.);
  • Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1182, z późn. zm.);
  • Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (t.j. Dz. U. 2014 r., poz. 177, z późn. zm.);
  • Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 17 maja 2012 r. w sprawie szczegółowego zakresu i trybu udzielania zakładom ubezpieczeń przez podmioty wykonujące działalność leczniczą informacji o stanie zdrowia ubezpieczonych lub osób, na rzecz których ma zostać zawarta umowa ubezpieczenia, oraz sposobu ustalania wysokości opłat za udzielenie tych informacji (Dz.U. 2012 r., poz. 605, z późn. zm.)

CEL WPROWADZENIA REGULAMINU

Ustalenie jednolitych zasad udostępniania dokumentacji medycznej pacjentom, osobom przez nich upoważnionym oraz przedstawicielom ustawowym pacjentów, a także organom i podmiotom uprawnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ

  1. Za prawidłowe stosowanie niniejszej procedury odpowiadają pracownicy uczestniczący w procesie udostępniania dokumentacji medycznej.
  2. Nadzór nad prawidłowym stosowaniem niniejszej procedury sprawuje dyrektor Ewa Pakuła-Kmieciak.

UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ PACJENTOWI, JEGO PRZEDSTAWICIELOWI USTAWOWEMU ORAZ OSOBIE UPOWAŻNIONEJ PRZEZ PACJENTA

  1. Dokumentację medyczną udostępnia się:
    • Pacjentowi, którego ta dokumentacja dotyczy, za okazaniem dowodu tożsamości,
    • przedstawicielowi ustawowemu pacjenta, za okazaniem odpowiedniego dokumentu:
      • rodzicowi, do chwili ukończenia przez dziecko 18. roku życia, za okazaniem jego dowodu osobistego,
      • opiekunowi ustanowionemu przez sąd, za okazaniem stosownego orzeczenia (opieka nad małoletnim, opieka nad niepełnosprawnym, opieka nad ubezwłasnowolnionym),
    • osobie upoważnionej przez pacjenta, za okazaniem upoważnienia spełniającego wymogi określone w pkt 6.
  2. Po śmierci pacjenta prawo dostępu do dokumentacji medycznej ma osoba upoważniona przez pacjenta za jego życia. Upoważnienie musi zostac udzielone w formie pisemnej.
  3. Dokumentacja medyczna udostępniana jest w następujących formach:
    • do wglądu na miejscu, w danej jednostce organizacyjnej przedsiębiorstwa podmiotu leczniczego Centra Medyczne Medycyna Grabieniec, pod nadzorem osoby zatrudnionej w komórce organizacyjnej i uprawnionej do udostępniania dokumentacji medycznej. Dotyczy to zarówno dokumentacji papierowej, jak i prowadzonej w formie elektronicznej;
    • poprzez sporządzenie i wydanie kopii (wyciągów, odpisów) dokumentacji papierowej oraz wydruku z dokumentacji elektronicznej lub kopii wyników badań na nośnikach elektronicznych.
  4. W celu skorzystania z możliwości wglądu w dokumentację medyczną pacjent, jego przedstawiciel ustawowy lub osoba upoważniona przez pacjenta składa pisemny wniosek.
  5. W celu otrzymania kopii (wyciągu, odpisu) dokumentacji medycznej pacjent, jego przedstawiciel ustawowy lub osoba upoważniona przez pacjenta składa „Wniosek o wydanie kopii (wyciągu, odpisu) dokumentacji medycznej” (wzór – Załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu).
  6. W przypadku planowanego odbioru kopii (wyciągu, odpisu) dokumentacji medycznej przez osobę upoważnioną, dodatkowo należy złożyć „Upoważnienie do odbioru dokumentacji medycznej” (wzór – Załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu), sporządzone w obecności pracownika uprawnionego do udostępniania dokumentacji medycznej. W innym przypadku upoważnienie musi być zaopatrzone w notarialnie lub urzędowo poświadczony podpis upoważniającego.
  7. Formularze „Wniosku o wydanie kopii (wyciągu, odpisu) dokumentacji medycznej” oraz „Upoważnienia do odbioru dokumentacji medycznej ” można pobrać w rejestracji medycznej każdej z placówek:
    • Przychodnia Grabieniec, ul. Grabieniec 13, Łódź,
    • Przychodnia Psychiatryczno-Psychologiczna Chłopickiego, ul. Chłopickiego 49, Łódź,
    • Przychodnia Specjalistyczno-Rehabilitacyjna Zachodnia, ul. Zachodnia 12a/12c, Łódź,
    • Przychodnia Rehabilitacyjno-Specjalistyczna Brzozowskiego, ul. Brzozowskiego 2, Łódź,
    • Przychodnia Wieloprofilowa, ul. Kościuszki 16, Bledzew.
  8. Udostępnienie dokumentacji medycznej odbywa się bez zbędnej zwłoki, w terminie do 7 dni, licząc od daty złożenia/wpłynięcia wniosku do Spółki.
  9. Wydanie dokumentacji medycznej następuje w trybie zapewniającym zachowanie poufności i ochrony danych osobowych, za pokwitowaniem odbioru.
  10. Wydanie kopii (wyciągów, odpisów) dokumentacji medycznej odbywa się po uiszczeniu opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej i jest odnotowywane we „Wniosku o wydanie kopii (wyciągu, odpisu) dokumentacji medycznej” części: „Potwierdzenie udostępnienia”.
  11. Do poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentacji medycznej poważnieni są pracownicy rejestracji.
  12. Po wydaniu kopii (wyciągu, odpisu) dokumentacji medycznej kompletnie wypełniony „Wniosek o wydanie kopii (wyciągu, odpisu) dokumentacji medycznej” dołącza się do dokumentacji medycznej pacjenta.
  13. Odbiór dokumentacji medycznej następuje w godzinach: 8:00 – 18:00, od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem świąt) w danej jednostce organizacyjnej przedsiębiorstwa podmiotu leczniczego Centra Medyczne Medycyna Grabieniec, w której dokumentacja jest prowadzona i przechowywana.
  14. Odmowa wydania dokumentacji medycznej, w przypadkach w których udostępnienie dokumentacji medycznej nie jest możliwe, wymaga zachowania formy pisemnej oraz podania przyczyny.

UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTACJI MEDYCZNEJ ORGANOM I PODMIOTOM UPRAWNIONYM

  1. Dokumentację medyczną udostępnia się również:
    • podmiotom udzielającym świadczeń zdrowotnych, jeżeli jest ona niezbędna do zapewnienia ciągłości świadczeń zdrowotnych;
    • organom władzy publicznej, Narodowemu Funduszowi Zdrowia, organom samorządu zawodów medycznych oraz konsultantom krajowym i wojewódzkim, w zakresie niezbędnym do wykonywania przez te podmioty ich zadań, szczególności kontroli i nadzoru;
    • wojewodom, konsultantom krajowym, jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym przez Ministra Zdrowia oraz organom samorządu zawodów medycznych, medycznym towarzystwom naukowym, uczelniom medycznym, instytutom badawczym, specjalistom z poszczególnych dziedzin medycyny, w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia kontroli na zlecenie Ministra Zdrowia;
    • ministrowi właściwemu do spraw zdrowia, sądom, w tym sądom dyscyplinarnym, prokuraturom, lekarzom sądowym i rzecznikom odpowiedzialności zawodowej, w związku z prowadzonym postępowaniem;
    • uprawnionym na mocy odrębnych ustaw organom i instytucjom - jeżeli badanie, którego dotyczy dokumentacja, zostało przeprowadzone na ich wniosek;
    • organom rentowym oraz zespołom do spraw orzekania o niepełnosprawności – w związku z prowadzonym przez nie postępowaniem;
    • podmiotom prowadzącym rejestry usług medycznych – w zakresie niezbędnym do prowadzenia rejestrów;
    • zakładom ubezpieczeń – za zgodą pacjenta;
    • komisjom lekarskim podległym ministrowi właściwemu do spraw wewnętrznych, wojskowym komisjom lekarskim oraz komisjom lekarskim Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego lub Agencji Wywiadu, podległym Szefom właściwych Agencji;
    • lekarzowi, pielęgniarce lub położnej, w związku z prowadzeniem procedury oceniającej podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych na podstawie przepisów o akredytacji w ochronie zdrowia - w zakresie niezbędnym do jej przeprowadzenia;
    • wojewódzkiej komisji do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych, w zakresie prowadzonego postępowania,
    • spadkobiercom w zakresie prowadzonego postępowania przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych,
    • osobom wykonującym czynności kontrolne w związku z kontrolą legalności, celowości, rzetelności prowadzenia baz danych w zakresie ochrony zdrowia oraz przekazywania danych w nich zawartych do systemu informacji.
  2. Dokumentacja medyczna może być udostępniona szkole wyższej lub instytutowi badawczemu do wykorzystania w celach naukowych – bez ujawniania nazwiska i innych danych umożliwiających identyfikację osoby, której dokumentacja dotyczy.
  3. Udostępnianie dokumentacji medycznej pacjenta organom i podmiotom uprawnionym na podstawie odrębnych przepisów następuje na podstawie decyzji Dyrektora przedsiębiorstwa podmiotu leczniczego Centra Medyczne Medycyna Grabieniec.
  4. Dokumentacja medyczna udostępniana jest w następujących formach:
    • do wglądu, w tym także do baz danych w zakresie ochrony zdrowia, w jednostkach organizacyjnych przedsiębiorstwa podmiotu leczniczego, w których prowadzona jest dana dokumentacja i udzielane są konkretne świadczenia;
    • poprzez sporządzenie jej wyciągów, odpisów lub kopii;
    • poprzez wydanie oryginału za pokwitowaniem odbioru i z zastrzeżeniem zwrotu po wykorzystaniu, jeżeli uprawniony organ lub podmiot żąda udostępnienia oryginałów tej dokumentacji.
  5. Udostępnienie dokumentacji medycznej następuje w trybie zapewniającym zachowanie poufności i ochrony danych osobowych; w przypadku wydawania (wyciągów, odpisów) lub oryginału dokumentacji medycznej - za pismem przewodnim.
  6. Pracownik wydający oryginał/y dokumentacji medycznej jest odpowiedzialny za pozostawienie jej/ich kopii lub pełnego odpisu.
  7. Do poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentacji medycznej upoważnieni są: pracownicy rejestracji.
  8. Udostępnienie dokumentacji medycznej odbywa się bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości w terminie wyznaczonym przez organ lub uprawniony podmiot. W przypadku braku możliwości dochowania tego terminu udostępnienie dokumentacji medycznej winno nastąpić w terminie 14 dni, licząc od daty złożenia/wpłynięcia wniosku do Spółki. W takiej sytuacji należy uzgodnić ten termin z wnioskującym organem lub podmiotem.
  9. Szczegółowe zasady udzielania zakładom ubezpieczeń informacji o stanie zdrowia regulują postanowienia rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 17 maja 2012 r. w sprawie szczegółowego zakresu i trybu udzielania zakładom ubezpieczeń przez podmioty wykonujące działalność leczniczą informacji o stanie zdrowia ubezpieczonych lub osób, na rzecz których ma zostać zawarta umowa ubezpieczenia, oraz sposobu ustalania wysokości opłat za udzielenie tych informacji

ODPŁATNOŚĆ

  1. Za udostępnienie dokumentacji medycznej w formie kopii (wyciągów, odpisów) Spółka pobiera opłatę, z zastrzeżeniem pkt 2.
  2. Opłaty nie pobiera się:
    • od organów rentowych w sprawach świadczeń z ubezpieczeń społecznych,
    • w przypadku udostępniania dokumentacji medycznej w związku z postępowaniem przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych.
  3. Podstawą wyliczenia kwoty odpłatności jest wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, ogłaszana co trzy miesiące przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.
  4. Wysokość opłat za:
    • jedną stronę wyciągu lub odpisu dokumentacji medycznej - wynosi 0,002 przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, począwszy od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” na podstawie art. 20 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych;
    • jedną stronę kopii dokumentacji medycznej - wynosi 0,0002 przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa powyżej;
    • sporządzenie wyciągu, odpisu lub kopii dokumentacji medycznej na elektronicznym nośniku danych - wynosi 0,002 przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa powyżej.
  5. W jednostkach organizacyjnych przedsiębiorstwa podmiotu leczniczego Centra Medyczne Medycyna Grabieniec, w miejscach ogólnodostępnych dla Pacjentów, wywiesza się każdorazowo informację dotyczącą wysokości przeciętnego wynagrodzenia w poprzednim kwartale, podawaną na podstawie Komunikatu Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego (nie później niż w ciągu dwóch tygodni od jego ukazania się) oraz wskazuje wysokość obowiązujących opłat.
  6. Opłatę uiszcza się w rejestracji lub przelewem na konto Spółki
    Bank Zachodni WBK BZWBK 73 1090 2590 0000 0001 2971 6880
  7. Wyliczenia należnej opłaty dokonuje pracownik komórki organizacyjnej udostępniającej dokumentację medyczną.
  8. W przypadku wniesienia opłaty przelewem na konto Spółki pracownik wydający kopię (wyciąg, odpis) dokumentacji medycznej ma obowiązek – po uprzednim sprawdzeniu w Dziale Księgowym – odnotować ten fakt we „Wniosku o wydanie kopii (wyciągu, odpisu) dokumentacji medycznej” w części: „Potwierdzenie udostępnienia”.
  9. W przypadku wysyłania przez Spółkę wyciągów, odpisów lub kopii podmiotom uprawnionym, Spółka pobiera opłatę za udostępnienie dokumentacji medycznej według obowiązujących przepisów, a także dodatkowo opłatę pocztowo - kancelaryjną w wysokości równowartości opłaty pocztowej za list polecony.
  10. Udostępnianie dokumentacji medycznej do wglądu na miejscu jest bezpłatne.

ZAŁĄCZNIKI

  1. Wniosek o wydanie kopii (wyciągu, odpisu) dokumentacji medycznej. [pdf]
  2. Upoważnienie do odbioru dokumentacji medycznej. [pdf]